Procédures RH (Accueil, recrutement, H&S, Hébergement, RPS, ...)

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Sommaire procédures d'accueil

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Procédure d'accueil de chercheurs étrangers au CNRS (PASTEUR, IMAP)

Pour accueillir au mieux les chercheurs étrangers au CNRS, le responsable scientifique est chargé d'envoyer  à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr un courriel en indiquant dans l'objet du message "[CNRS PASTEUR] chercheur invité" ou  "[CNRS IMAP] chercheur invité", en asociant les formulaires ainis que les pièces demandées :

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Procédure de recrutement sur budget CNRS (PASTEUR, IMAP)

Trois semaines minimum avant la date de prise de fonction, la personne responsable du recrutement envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr un courriel en indiquant dans l'objet du message "[CNRS PASTEUR] recrutement nom personne" ou "[CNRS IMAP] recrutement nom personne", en attachant un dossier complet comprenant les formulaires dûment remplis ainsi que les pièces demandées.

  • Pour la gratification de stagiaires d'une durée supérieure à trois mois:

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Procédure de recrutement sur budget ENS (LBM, PASTEUR, IMAP)

  • Pour le recours à des personnels contractuels :

Afin de pouvoir établir le contrat de travail, la personne responsable du recrutement envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[ENS LBM] recrutement nom personne" ou "[ENS PASTEUR] recrutement nom personne" ou "[ENS IMAP] recrutement nom personne", en attachant un dossier complet comprenant les éléments suivants :

 - Formulaire de demande de recrutement

 - Formulaire d'attestation de contrôle médical

 - Fiche de renseignements

 - Formulaire de demande d'extrait de casier judiciaire

 - Formulaire de demande de remboursement de frais de transport

 - Formulaire de demande de perception du supplément familial de traitement (SFT)

Pour les demandes de renouvellement sur budget ENS (LBM, PASTEUR, IMAP), la procédure ci-dessus est également à respecter. A noter toutefois que seul le formulaire de demande de recrutement dûment renseigné doit être adressé à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr

  • Pour le recours à des stagiaires d'une durée supérieure à deux mois :

Afin de pouvoir mettre en oeuvre le paiement des gratifications de stage, la personne responsable de l'accueil en stage envoie à l'adresse générique cofi.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[ENS Gratifications stage] nom personne", en attachant un dossier complet comprenant les éléments suivants :

Demande de Gratification

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Accueil d'un invité scientifique international au département (LBM, PASTEUR, IMAP)

Afin de mettre en oeuvre une convention d'accueil, la personne responsable de l'accueil envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[ENS LBM] convention d'accueil nom personne" ou "[ENS PASTEUR] convention d'accueil nom personne" ou "[ENS IMAP] convention d'accueil nom personne", en attachant un dossier complet comprenant les éléments suivants :

- Check list pour la mise en oeuvre d'une convention d'accueil et de la demande du titre de séjour

Bourse invités internationaux

Afin de pouvoir mettre en oeuvre le paiement d'une bourse invités internationaux, la personne responsable de l'accueil envoie à l'adresse générique cofi.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[ENS Bourse invité international] nom personne", en attachant un dossier complet comprenant les éléments suivants :

Bourse invité international

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Procédure d'accueil dans le département (LBM, PASTEUR, IMAP)

Tout nouvel entrant dans le département doit se soucrire à la procédure d'accueil conformément au règlement intérieur en vigueur.
A ces fins, le nouvel entrant envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[Accueil] nom personne", en attachant les documents suivants dûment complétés :

En fonction du statut, si cela n'a pas été fait préalablement, les documents suivants devront également être adressés :

  • stagiaires :
    • copie recto-verso d’une pièce d’identité (CNI, Passeport ou autre)
    • copie recto verso de la carte vitale
    • original de la convention de stage entièrement signée
    • RIB
    • copie recto-verso de la carte de transport et justificatif de paiement de la RATP
  • doctorants :
    • copie recto-verso d’une pièce d’identité (CNI, Passeport ou autre)
    • copie recto verso de la carte vitale
    • original du contrat doctoral
  • post-doctorants :
    • copie recto-verso d’une pièce d’identité (CNI, Passeport ou autre)
    • copie recto-verso de la carte vitale
    • original du contrat de travail
  • autres statuts :
    • copie recto-verso d’une pièce d’identité (CNI, Passeport ou autre)
    • copie recto-verso de la carte vitale
    • original du contrat de travail, de l'avis d'affectation ou autre document officiel

A réception de ces documents sur l'adresse rh.chimie@ens.fr, l'administration du département se chargera des démarches suivantes :
- intégration à l'annuaire du département accessible sur le site www.chimie.ens.fr
- intégration aux listes de diffusion internes correspondant au statut du nouvel entrant
- mise en oeuvre du paramétrage du transpondeur (ou clé électronique)
- création le cas échéant de l'adresse mail prenom.nom@ens.fr

En parallèle, le nouvel entrant devra se rapprocher de l'assistant de prévention de son équipe d'accueil.

Département / Unités Equipe Nom Prénom Bureau Mail Téléphone
LBM 1 GAZZAH Géraldine E037a geraldine.gazzah@ens.fr 24 24
LBM 3 BOUVIGNIES Guillaume ES109 guillaume.bouvignies@ens.fr 24 43
PASTEUR Chimie biophysique AUJARD Isabelle E142B isabelle.aujard@ens.fr 24 07
PASTEUR Chimie biophysique PLAMONT Marie-Aude ES129b marie-aude.plamont@ens.fr 24 10
PASTEUR Electrochimie SOUPRAYEN Christelle E006 christelle.souprayen@ens.fr 32 64
PASTEUR Microfluidique MOREL Mathieu E033b mathieu.morel@ens.fr 24 51
PASTEUR Photochimie LACOMBAT Fabien E123 fabien.lacombat@ens.fr 24 26
IMAP   GOETZ Bernard ES148 bernard.goetz@ens.fr 33 32
Montrouge   LEVY Nicolas ES120 (Lhomond)
416 (Montrouge)
nicolas.levy@ens.fr

33 41 (Lhomond)
0158076611 (Montrouge)

Département Administration ZUCCARELLI Laetitia ES127 laetitia.zuccarelli@ens.fr  

Dès que le transpondeur sera disponible, le nouvel entrant sera invité à le récupérer auprès de la responsable administrative et financière qui s'assurera que l'ensemble des démarches a été effectuée contre signature de la check-list d’accueil.

Concernant l'adresse mail, le nouvel entrant sera informé de sa création par le technicien informatique.

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Carte multifonctions
Contact : cartes@ens.fr
 

Première demande de carte multifonctions

  • Pour les collègues rémunérés à l'ENS : aprés signature de votre contrat, vous pouvez retirer votre carte auprès du services logistique.

45 Rue d'Ulm, 75005 Paris

Horaire : Lundi au Vendredi de 10h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h30 

En joignant les pièces justificatives correspondant à votre situation, la saisie ne peut se faire qu'à partir d'un poste informatique de l'ENS en suivant la procédure (version française ou version anglaise).

La demande ne sera traitée par le service logistique que lorsque toutes les pièces seront téléchargées (Attention, chaque fichier ne doit pas excéder 2Mo) et que l'étape de transmission sera validée par la responsable administrative et financière du département.

Vous recevrez un mail confirmant la disponibilité de votre carte à retirer au 45 rue d'Ulm, 75005 Paris 

Horaire : Lundi au Vendredi de 10h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h30

 

Renouvellement carte multifonctions

Afin de mettre en oeuvre une demande de renouvellement de la carte multifonctions, le collègue envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[Renouvellement carte] nom personne", en attachant le formulaire en vigueur dûment complété.

Demande de renouvellement carte multifonctions

 

Demande d'accès particuliers

Afin de mettre en oeuvre une demande d'accès particuliers, le collègue envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[Accès particuliers carte] nom personne", en attachant le formulaire en vigueur dûment complété et signé par le responsable hiérarchique (à gauche de la signature prévue pour la directrice du département).

Demande d'accès particuliers

 

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Intranet de l'Ecole - ENS / ENT
Lien d'accès : ent.ens.fr

Pour avoir accès à l'intranet et ENT de l'ENS vous devez faire une demande par mail à assistance-application@ens.fr en mettant en copie informatique.chimie@ens.fr

Récupération des identifiants de connexion à l'intranet de l'Ecole auprès du Centre de Ressources Informatiques de l'ENS (CRI) : 

2 possibilités:

- Vous passez au CRI (Pavillon Pasteur au 45 rue d'Ulm) durant les horaires d'ouverture au public : lundi au vendredi de 10h à 12h et 14h à 16h, fermé le mercredi. 

- Vous adressez un mail à assistance-cri@ens.fr en joignant copie du recto de votre carte multifonctions ENS, votre date de naissance et votre numéro de téléphone mobile pour recevoir votre mot de passe.

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Prolongation de son accueil dans le département

Afin de prolonger les accès (mail, clé électronique), le collègue envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[Prolongation accueil] nom personne", en attachant les documents justificatifs (avenant au contrat de travail, avis d'affectation, avenant de convention de stage, lettre d'invitation d'un permanent du département,...)

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Annuaire UPMC (PASTEUR)

Pour avoir accès au services de l'UPMC,  vous devez remplir le formulaire de demande et le renvoyer à dephine.rolland@ens.fr


Vous recevrez ensuite vos identifiants et mot de passe par mail.

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Hébergements

  • Aide à la recherche d'hébergement sur site ENS :

Afin de mettre en oeuvre une demande d'hébergement sur site ENS, le responsable scientifique envoie à l'adresse générique rh.chimie@ens.fr, un courriel en précisant dans l'objet du message "[ENS Hébergement] nom personne", en attachant le formulaire en vigueur dûment complété.

Formulaire d'hébergement sur le site ENS
 

  • Aide a la recherche d'hébergement (hors du site de l'ENS) : 

- Cité Universitaire Internationale de Paris : http://www.ciup.fr/

-  MONTEMPO : http://www.montempo.fr/

- Centre les Recollets : http://www.centre-les-recollets.com

https://www.adele.org/residence/agglomeration/paris-75/logement-etudiant

 

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Congés

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Situations de harcèlement, risques psychosociaux et/ou de conflit

Victime ou témoin de souffrances au travail, de harcèlements sexuels ou moraux ? Oser en parler.

Victimes :
Toutes les démarches entreprises auprès de ces services et personnes sont confidentielles

• Les services mis en place par l’ENS
https://intranet.ens.fr/fr/jetudie/sante-prevention-et-securite-handicap-risques-psychosociaux

Dans le cadre du dispositif des risques psychosociaux, l’ENS a externalisé sa cellule d’écoute. Permanence téléphonique assurée par des professionnels tous les premiers et troisièmes vendredis de chaque mois de 14h à 18h, tel : 06 15 72 30 55 / contact@avht.org

Voir aussi la note de la direction des études à destination des normaliens élèves et étudiants, mastériens et doctorants de l’ENS
https://intranet.ens.fr/sites/default/files/fichiers/DGS/Qui%20contacter%20en%20cas%20d'urgence%20ou%20de%20probl%C3%A8mes%20personnels%2001.2018.pdf

et le flyer
https://intranet.ens.fr/sites/default/files/fichiers/DGS/Contacts%20page%202%20V%20du%2011-09-18.pdf

• Le département de Chimie
La direction du département et les directeurs d’unités de recherche seront toujours disponibles pour vous recevoir, cela fait partie de leur fonction : « Tout responsable hiérarchique a le devoir de garantir une sécurité physique et psychologique dans son service ».

Témoin :
- Si vous êtes témoin d’une agression physique ou sexuelle, vous devez réagir et alerter la hiérarchie où vous seriez responsable de non-assistance à personne en danger.
- Si vous avez reçu le témoignage d’un collègue en difficulté, conseillez à la personne d’aller voir la direction du département ou des unités ou d’utiliser les services mis en place à l’ENS.

Pôle Santé de l’ENS – 45 rue d’Ulm, aile Rataud, 1er étage
01 44 32 31 49
Pole.sante @ens.fr

Cellule d’écoute face à des problèmes de harcèlement
06 15 72 30 55
Tous les 1ers et 3èmes vendredis de chaque mois